Jako młody menedżer wkraczasz w zupełnie nową rzeczywistość biznesową. Zmieni się przede wszystkim Twoje postrzeganie działania firmy.
Jako specjalista byłeś skupiony na projektach bez uwzględnienia ich szerszego celu, a tym bardziej celów organizacji. Miałeś szereg zadań do wykonania, które w przeważającej części stanowiły wycinek całego procesu. Teraz zmienia się perspektywa i kontekst Twojego działania.
Stajesz się od początku do końca odpowiedzialny za dużo więcej.
Z podejścia procesowego, które dominowało w życiu specjalisty, przechodzisz w tryb zarządzania procesami, ale z wyraźnie zdefiniowanymi rezultatami działań, za które odpowiadasz w wymiarze czasowym, a przede wszystkim – finansowym.
Rezultaty Twojej pracy, z których będziesz teraz rozliczany, to tzw. kluczowe wskaźniki oceny (z ang. KPI – key performance indicators).
Czym one są, jak je zdefiniować i analizować, kto je tworzy, jaki masz na nie wpływ i – wreszcie – co robić, aby je zrealizować? To pytania, które zaczynają się pojawiać w Twojej głowie i powoli przysparzać Cię… o jej ból.
„Kejpiaje”, z którymi będziesz się regularnie spotykał, są powszechnie stosowane do analizy efektywności działania organizacji. Takimi wskaźnikami mogą być poziom wyniku finansowego (np. EBITDA), poziom rentowności, wskaźnik reklamacji, lead time na dostawę do klientów itp. Są one bardzo istotne dla funkcjonowania firmy, pozwalają bowiem precyzyjnie rozstrzygnąć, czy jej cele są realizowane, w jakim tempie i jaki jest stopień zaangażowania zasobów.
Firma może i powinna stworzyć swój własny zestaw wskaźników
Muszą one jednak spełniać kilka wymogów:
– powinny być skorelowane z celami firmy,
– powinny być katalizatorem jej rozwoju,
– powinny być spójne ze sobą (aby jeden nie wykluczał drugiego),
– powinny być precyzyjnie zdefiniowane w ujęciu wartościowym i jakościowym, żeby ich monitoring i analiza były precyzyjne i jednoznaczne,
– ich liczba powinna być ograniczona do, jak sama nazwa wskazuje, „kluczowych” (nadmiar wskaźników może firmę doprowadzić do błędnych wniosków i decyzji),
– powinny być wreszcie ZAKOMUNIKOWANE wewnątrz firmy, ponieważ to ludzie, a zwłaszcza menedżerowie, podejmują codziennie decyzje mające wpływ na realizację celów firmy. Jeżeli nie będą znali kluczowych wskaźników, nie będą ich rozumieć i nie przyjmą za własne, realizacja celów może zostać znacząco opóźniona, a nierzadko zagrożona.
Jak widzisz, kluczowe wskaźniki powinny być używane nie tylko do oceny efektywności firmy w wymiarze finansowym, choć to zapewne główny motyw ich stosowania z punktu widzenia właścicieli kapitału. Bardzo istotną, aczkolwiek niedocenianą ich zaletą jest też to, że prawidłowo skonstruowane i skorelowane z celami firmy świetnie wpływają na jej kulturę organizacyjną, przyczyniając się do budowy dobrej atmosfery pracy i marki pracodawcy.
W końcu nie ma lepszego miejsca do pracy niż firma, która wie, do czego zmierza, na jakim etapie rozwoju i realizacji celów się znajduje, która komunikuje te fakty swoim pracownikom i motywuje ich do podejmowania stosownych działań.
Od teraz również Ty jako menedżer będziesz poddawany ocenie w kontekście KPI. Pamiętaj tylko, że możesz mieć wpływ na wskaźniki, zarówno współpracując przy ich wyznaczaniu, jak i – a może przede wszystkim – przez udzielanie informacji zwrotnych podwładnym, gdyż taka jest Twoja rola.
W kolejnych felietonach zastanowimy się, jakie wskaźniki firma powinna uznać za kluczowe, jak je zbudować i monitorować oraz jakie wnioski z nich wynikają. Spojrzymy na to przez pryzmat Twoich decyzji menedżerskich, pokazując ich wpływ na KPI.
